POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – POLYHABITAT

1. Identité du responsable du traitement

Société : S.A.S Polyhabitat Ouest

RCS : 80886037300014

Propriétaire du site https://www.polyhabitat.fr et de ses sous domaines.

Propriétaire de la marque Polyhabitat et de ses dérivés

Directeur Général : Monsieur Fabrice RONGIER

Responsable de la protection des données : Monsieur Rongier Léo –  info@polyhabitat.fr – 0 805 13 12 13

 

 

2. Données collectées

Il est possible de visiter le Site de POLYHABITAT sans communiquer la moindre information personnelle vous concernant. Néanmoins, en cas de demande de contact, nous sommes amenés à vous demander de renseigner certaines informations afin de pouvoir analyser votre projet et d’être en mesure de vous recontacter. En fournissant ces informations, vous acceptez expressément qu’elles soient traitées par POLYHABITAT, aux fins indiquées au point ci-dessous ainsi qu’aux fins rappelées à la fin de chaque formulaire.

Données d’identification :

  • Nom, prénom

Données de contact :

  • Adresse e-mail

  • Numéro de téléphone

  • Adresse postale

  • Adresse du chantier concerné

Données relatives à votre projet de rénovation :

  • Nombre d’ouvertures

  • Dimensions et caractéristiques techniques

  • Type de volets souhaité (modèle, forme, forme spécifique, découpe, coloris, options, etc.)

  • Toute information que vous choisissez de nous transmettre pour l’étude de votre projet

Données bancaires (le cas échéant) :

  • Informations figurant sur un paiement ou un chèque reçu
  • Éléments transmis dans le cadre d’une demande de financement ou d’un remboursement

Données sensibles :
POLYHABITAT ne collecte pas intentionnellement de données dites sensibles (origine ethnique, données de santé, opinions religieuses ou politiques, etc.). Nos collaborateurs sont sensibilisés à ne pas saisir de telles informations dans les zones de commentaires. Seules des indications strictement opérationnelles et non sensibles peuvent être mentionnées.

 

 

3. Finalité du traitement

POLYHABITAT traite vos données personnelles uniquement pour les finalités suivantes :

3.1. Traitement de votre demande

  • analyser votre projet de rénovation de volets battants,

  • vous recontacter par téléphone, e-mail ou SMS,

  • planifier un rendez-vous, une visite technique ou un échange téléphonique,

  • établir une étude personnalisée, une offre commerciale ou un devis,

  • assurer le suivi de votre demande et de votre relation avec POLYHABITAT.

3.2. Transmission aux distributeurs partenaires (si applicable)

Lorsque votre zone géographique est couverte par un distributeur partenaire officiel, POLYHABITAT peut transmettre vos données personnelles à ce distributeur afin qu’il puisse :

  • vous recontacter,

  • analyser votre projet,

  • établir une offre commerciale ou assurer le suivi de votre demande.

Les distributeurs partenaires reçoivent uniquement les données strictement nécessaires au traitement de votre demande.
Ils sont tenus de :

  • respecter la confidentialité des données transmises,

  • ne les utiliser qu’aux seules fins définies par POLYHABITAT,

  • ne pas les transmettre à des tiers,

  • respecter l’ensemble des obligations applicables en matière de protection des données personnelles.

POLYHABITAT s’assure que chaque distributeur partenaire applique des garanties appropriées en matière de sécurité et de confidentialité.

3.3. Gestion de la relation commerciale

En cas de suite donnée à votre demande, vos données peuvent être utilisées pour :

  • l’établissement de documents contractuels (devis, factures, planning de pose, garanties),

  • la gestion de votre dossier client,

  • le suivi après-vente.

3.4. Amélioration du site et mesure d’audience

Certaines données de navigation peuvent être utilisées pour :

  • améliorer la qualité de nos services et l’ergonomie de notre site,

  • mesurer l’audience et les performances du site,

  • détecter et corriger d’éventuelles anomalies techniques.

Ces traitements s’appuient sur les cookies soumis à votre consentement.

3.5. Aucun usage commercial externe

 

Vos données ne sont jamais revendues, cédées ou utilisées à des fins publicitaires par des tiers.

 

 

 

4. Destinataires des données

Vos données personnelles sont strictement destinées aux personnes et services habilités de POLYHABITAT ainsi qu’aux partenaires intervenant dans le traitement de votre demande.

4.1. Destinataires internes à POLYHABITAT

Vos données peuvent être consultées uniquement par les collaborateurs des services suivants :

  • service commercial,

  • service technique (étude du projet),

  • service administratif (gestion des dossiers, planification),

  • service après-vente si nécessaire.

L’accès aux données est strictement limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur mission.

4.2. Transmission aux distributeurs partenaires (le cas échéant)

Lorsque votre zone géographique est couverte par un distributeur ou installateur partenaire, POLYHABITAT peut transmettre vos données à ce distributeur dans le seul but de :

  • analyser votre projet,

  • vous recontacter,

  • vous proposer une offre commerciale,

  • assurer la réalisation de votre projet si vous donnez suite.

Les distributeurs partenaires :

  • n’utilisent les données que pour traiter votre demande,

  • ne peuvent pas les utiliser à d’autres fins,

  • ne peuvent pas les transmettre ou revendre à des tiers,

  • sont contractuellement tenus à la confidentialité et au respect du RGPD.

Vous êtes informé de l’identité du distributeur lorsque votre dossier lui est transmis.

4.3. Prestataires techniques et sous-traitants

Dans le cadre de la gestion du site, du traitement des demandes et du suivi de la relation commerciale, vos données peuvent être transmises à des prestataires agissant pour le compte de POLYHABITAT, notamment :

  • Hébergeur du site web,

  • Prestataire CRM / logiciel de gestion des contacts et projets,

  • Fournisseur de formulaires de contact,

  • Outil de gestion des cookies (CookieYes),

  • Outils de mesure d’audience (ex : Google Analytics),

  • Partenaire financier Franfinance (lorsqu’un financement est sollicité),

  • Prestataires techniques intervenant dans le cadre de l’envoi de devis, signatures électroniques ou communications commerciales.

Ces prestataires reçoivent uniquement les données strictement nécessaires à leurs missions.
Ils agissent conformément aux instructions de POLYHABITAT et ne peuvent :

  • ni utiliser les données pour leur propre compte,

  • ni les transmettre à des tiers,

  • ni les conserver au-delà de la durée contractuellement définie.

Ils sont tenus de garantir :

  • la confidentialité,

  • la sécurité,

  • le respect du RGPD.

Lorsque certains prestataires sont situés en dehors de l’Union Européenne, POLYHABITAT s’assure que des garanties appropriées encadrent ce transfert (clauses contractuelles types, mesures supplémentaires de sécurité, etc.).

4.4. Communication sur obligation légale

Vos données peuvent être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire uniquement :

  • si la loi l’exige,

  • ou en réponse à une demande légitime d’une autorité publique.

 
 

5. Durée de conservation des données

POLYHABITAT conserve vos données personnelles uniquement pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux exigences du RGPD et aux obligations légales applicables.

5.1. Données des prospects (demande de contact ou de devis)

Les données collectées dans le cadre d’une demande de contact, de renseignement ou de devis sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de votre demande et au suivi commercial.

Elles peuvent être conservées jusqu’à 3 ans après le dernier contact émanant de votre part, conformément aux recommandations de la CNIL pour la prospection commerciale, sauf demande contraire de votre part.

5.2. Données des clients

Si votre demande aboutit à une commande, vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat, puis archivées conformément aux obligations légales, soit :

  • 10 ans pour les documents commerciaux (factures, bons de commande, documents comptables), conformément aux obligations du Code de commerce.

  • Pendant toute la durée applicable des garanties légales ou contractuelles, afin d’assurer un suivi efficace du service après-vente.

5.3. Données transmises aux distributeurs partenaires

Lorsque votre dossier est transmis à un distributeur partenaire (en fonction de votre zone géographique), celui-ci conserve vos données uniquement pour les mêmes finalités commerciales que POLYHABITAT et pour des durées conformes au RGPD.
Les distributeurs n’ont pas le droit de conserver vos données au-delà de ce qui est nécessaire au traitement de votre demande.

5.4. Cookies et données de navigation

Les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, conformément aux recommandations de la CNIL.
Les données issues de la mesure d’audience sont conservées pour une durée maximale de 25 mois.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via notre gestionnaire de cookies CookieYes.

5.5. Suppression ou anonymisation

À l’issue des durées mentionnées ci-dessus, les données sont :

  • supprimées définitivement, ou

  • anonymisées de manière irréversible pour des fins statistiques ou d’analyse.

 
 
 

6. Vos droits concernant vos données personnelles

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en contactant POLYHABITAT.

6.1. Droit d’accès (article 15 RGPD)

Vous pouvez obtenir :

  • la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées,

  • une copie de l’ensemble des données personnelles que nous détenons à votre sujet,

  • des informations sur la finalité du traitement, les destinataires, l’origine des données, la durée de conservation, etc.

6.2. Droit de rectification (article 16 RGPD)

Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de toute donnée personnelle inexacte, incomplète ou obsolète.

6.3. Droit d’effacement (article 17 RGPD)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque :

  • elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées,

  • vous retirez votre consentement,

  • vous vous opposez au traitement,

  • les données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Certaines données ne peuvent pas être supprimées lorsque la loi impose leur conservation (ex. factures, documents comptables).

6.4. Droit d’opposition (article 21 RGPD)

Vous pouvez vous opposer à tout moment :

  • au traitement de vos données pour des motifs légitimes,

  • à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale (appels, e-mails, SMS).

6.5. Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD)

Vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement de vos données notamment lorsque :

  • vous contestez l’exactitude des données,

  • le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas leur effacement,

  • nous n’avons plus besoin des données mais que vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

6.6. Droit à la portabilité (article 20 RGPD)

Vous pouvez demander à recevoir une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission directe à un autre organisme.
Ce droit s’applique uniquement aux données fournies par vous et traitées sur la base de votre consentement ou dans le cadre d’un contrat.

6.7. Droit de retirer votre consentement (article 7 RGPD)

Lorsque le traitement repose sur votre consentement (ex. formulaires de contact), vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Le retrait n’a aucun effet rétroactif.

6.8. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter POLYHABITAT :

  • par e-mail : info@polyhabitat.fr

  • par courrier : POLYHABITAT – 320 chemin du Biolay, 01660 Mézériat

Une réponse vous sera adressée dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception de votre demande, conformément aux obligations légales.

6.9. Recours auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) – www.cnil.fr

 

 

7. Base légale du traitement

POLYHABITAT traite vos données personnelles uniquement lorsque la loi l’autorise. Les traitements reposent sur les bases légales suivantes, conformément à l’article 6 du RGPD :

7.1. Votre consentement (article 6.1.a RGPD)

Le traitement est fondé sur votre consentement lorsque vous :

  • remplissez un formulaire de contact ou de demande de devis,

  • acceptez d’être recontacté par téléphone, e-mail ou SMS,

  • acceptez que vos données soient transmises à un distributeur partenaire si votre zone géographique est concernée,

  • acceptez les cookies soumis au consentement via notre gestionnaire CookieYes.

Votre consentement peut être retiré à tout moment (voir point 6).

7.2. L’exécution de mesures précontractuelles (article 6.1.b RGPD)

Cette base légale s’applique lorsque vous nous demandez :

  • une information commerciale,

  • une étude personnalisée,

  • une analyse de votre projet,

  • un devis,

  • un rendez-vous ou une visite technique.

Nous devons traiter certaines données pour pouvoir répondre à votre demande et préparer une offre avant la conclusion d’un éventuel contrat.

7.3. L’intérêt légitime de POLYHABITAT (article 6.1.f RGPD)

POLYHABITAT peut traiter vos données lorsque cela est nécessaire à la poursuite de ses intérêts légitimes, dans le respect de vos droits et libertés.

Cela concerne notamment :

  • le suivi commercial de votre demande,

  • la relance de prospects ayant exprimé un intérêt pour nos produits,

  • la gestion interne de la relation client,

  • la transmission aux distributeurs partenaires pour garantir une prise en charge rapide dans les zones non couvertes par POLYHABITAT en direct,

  • la mesure d’audience du site et son amélioration,

  • la sécurité et le bon fonctionnement du site Internet.

Ces traitements ne portent pas atteinte à vos droits et vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir point 6).

7.4. Le respect d’une obligation légale (article 6.1.c RGPD)

Certaines données doivent être conservées afin de répondre à des obligations légales, notamment en matière :

  • de comptabilité (factures, prestations, commandes),

  • de garantie légale ou contractuelle,

  • de gestion des litiges.

 

Ces traitements sont imposés par la loi.

 

 

8. Transferts de données hors de l’Union Européenne

POLYHABITAT s’efforce de traiter l’ensemble des données personnelles au sein de l’Union Européenne.
Toutefois, certains de nos prestataires techniques peuvent être amenés à transférer des données en dehors de l’UE, notamment pour des besoins d’hébergement, de traitement ou de sécurité.

8.1. Transferts liés aux outils de mesure d’audience

Dans le cadre de l’utilisation de services de mesure d’audience (comme Google Analytics), certaines données techniques de navigation (adresses IP anonymisées, identifiants de cookies, données d’usage) peuvent être transférées vers les États-Unis.

Ces transferts s’appuient sur :

  • le Data Privacy Framework UE–États-Unis,

  • ou, le cas échéant, sur les Clauses Contractuelles Types (CCT) validées par la Commission Européenne,

  • et sur des mesures de sécurité complémentaires mises en place par Google.

8.2. Transferts liés à la gestion des cookies

Notre gestionnaire de consentement, CookieYes, peut également effectuer des traitements ou héberger certaines données techniques en dehors de l’Union Européenne.

Ces transferts sont encadrés par :

  • les Clauses Contractuelles Types (CCT) applicables aux sous-traitants,

  • et des garanties techniques et organisationnelles conformes au RGPD.

8.3. Autres prestataires techniques

Certains prestataires intervenant dans :

  • l’hébergement du site,

  • la gestion de formulaires,

  • la sécurité,

  • ou la mesure de performance
    peuvent eux aussi opérer depuis des pays hors de l’UE.

Dans ce cas, POLYHABITAT s’assure que ces transferts :

  • reposent exclusivement sur des mécanismes reconnus par la Commission Européenne (Décisions d’adéquation, CCT, BCR),

  • garantissent un niveau de protection équivalent à celui de l’Union Européenne,

  • et ne concernent jamais des données sensibles.

8.4. Aucune transmission commerciale hors UE

POLYHABITAT ne transfère jamais de données personnelles à des tiers situés hors UE à des fins commerciales ou publicitaires.

Les seuls transferts possibles concernent :

  • des données techniques anonymisées (cookies, navigation),

  • ou des données nécessaires au fonctionnement technique des services Internet utilisés.

 

9. Absence de prise de décision automatisée et de profilage

POLYHABITAT ne met en œuvre aucune prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.
Cela signifie qu’aucune décision produisant des effets juridiques ou ayant un impact significatif sur vous n’est prise automatiquement, sans intervention humaine.

De même, POLYHABITAT ne réalise aucune activité de profilage destinée à analyser ou prédire :

  • vos préférences personnelles,

  • vos comportements,

  • votre situation économique,

  • ou vos centres d’intérêt.

Les seules opérations automatisées éventuellement réalisées sont limitées à :

  • la gestion technique du site,

  • la mesure d’audience,

  • le dépôt de cookies selon vos préférences.

Ces traitements n’ont aucun impact individuel significatif sur vous et ne conduisent à aucune décision automatisée concernant votre projet ou votre demande.

 

10. Cookies et traceurs

Lors de votre visite sur le site de POLYHABITAT, des cookies ou traceurs peuvent être déposés sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone). Ces traceurs permettent d’assurer le bon fonctionnement du site, de mesurer son audience et d’améliorer votre expérience de navigation.

L’utilisation des cookies est gérée par notre outil de consentement CookieYes, conformément aux exigences de la CNIL.

10.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur votre terminal lors de la visite d’un site Internet. Il permet notamment de :

  • assurer le bon fonctionnement des fonctionnalités du site,

  • mémoriser vos préférences,

  • mesurer l’audience du site,

  • analyser la navigation pour améliorer les services.

Les cookies ne permettent pas de vous identifier personnellement.

10.2. Types de cookies utilisés sur notre site

a) Cookies strictement nécessaires (exemptés de consentement)

Ces cookies sont indispensables pour :

  • le fonctionnement technique du site,

  • le maintien de votre session,

  • l’accès sécurisé à certaines fonctionnalités.

Vous ne pouvez pas les désactiver car le site ne fonctionnerait pas correctement.

b) Cookies de mesure d’audience (soumis à consentement)

Nous utilisons notamment Google Analytics pour :

  • mesurer la fréquentation du site,

  • analyser les pages consultées,

  • améliorer l’ergonomie du site.

Ces cookies ne sont déposés qu’avec votre consentement via CookieYes.

Certaines données anonymisées peuvent être transférées vers les États-Unis (voir Point 8 – Transferts hors UE).

c) Cookies fonctionnels ou de préférence (soumis à consentement)

Ils permettent d’améliorer votre expérience utilisateur, par exemple en mémorisant :

  • vos choix de langue,

  • vos préférences de navigation.

d) Cookies publicitaires ou réseaux sociaux (soumis à consentement)

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires pour du ciblage externe.
Cependant, certains services tiers (ex. vidéos intégrées, cartes, contenus interactifs) peuvent déposer des cookies si vous les activez.

10.3. Gestion du consentement via CookieYes

Lors de votre première visite, une bannière de consentement (CookieYes) vous propose de :

  • accepter tous les cookies,

  • refuser tous les cookies soumis à consentement,

  • personnaliser vos choix.

Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment en cliquant sur le bouton « Gestion des cookies » présent en bas de page.

10.4. Durée de conservation des cookies

  • Cookies techniques : durée limitée à la session ou quelques heures/jours.

  • Cookies de mesure d’audience : maximum 13 mois.

  • Données issues de ces cookies : maximum 25 mois.

Ces durées respectent les recommandations de la CNIL.

10.5. Désactivation manuelle depuis votre navigateur

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour :

  • refuser tous les cookies,

  • accepter certains cookies,

  • être alerté lors du dépôt d’un cookie.

Le refus de certains cookies peut cependant altérer votre expérience de navigation.